Docuart EDYS, Kurum dahilinde gelen evrak, giden evrak ve iç yazışmaları elektronik belge olarak sayısal ortamda oluşturmak, bu belgeleri tanımlanan iş akışları ile elektronik ortamda dolaşımını sağlamak, belgeleri doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklamak, belge, bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin bir şekilde ulaşmak amacı ile üretilmiştir.
Docuart EDYS ISO Kalite standartlarında ve T.C. Evrak Dolaşım Yönergeleri'ne göre hazırlanmıştır.
EDYS'NİN GETİRİLERİ
Doküman Yönetim Sistemi kullanıldığı kurumlarda, dokümanların oluşturulması, izlenmesi, depolanması, erişilmesi, dağıtılması gibi süreçlerde kullanılan kaynakları minimuma indirmekte ve bu konularda büyük tasarruflar sağlamaktadır. Kurum genelindeki süreç ve dokümanlarda standardın oluşmasında alt yapı oluşturmaktadır.
•Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
•Kırtasiye giderleri, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
•Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
•Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
•Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
•Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.Docuart EDYS Bileşenleri
•Evrak Yönetim Sistemi
•İş Akış Yönetim Sistemi
•Doküman Arşiv Sistemi
•Mesaj Yönetim Sistemi
•İndeksleme Sistemi
•Ajanda
•Faks Yönetim SistemiDocuart EDYS Bünyesinde Bulunanlar
•Paylaşımsız dosya transferi
•Kriptolu belge saklama ve dolaştırma
•Full-Text arama
•Arayüz özelleştirme
•Sanal değişiklik
•Sürüm kontrolü
•OCR/ICR/OMR/Barkod okuma
•Faks entegrasyonu
•E-mail entegrasyonu
•Dijital imza entegrasyonu
•İşlem bazında yetkilendirme
•Kayıt bazında yetkilendirme
•Belge bazında yetkilendirme
•Windows ve Office Entegrasyonu
•Türkçe eş anlamlı sözlük desteği
•İşlem günlüğü tutma
•Kullanıcılar arasında vekalet işlemleri
•Sorgu kaydı ve kullanıcı bazlı rapor özelleştirme
•Kullanıcı bazlı kısayol tanımlayabilme
•Belge Kilitleme (Check-in, Check-Out) DesteğiKURUMLAR NEDEN DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİNE YATIRIM YAPMALILAR?
Kurumlar yaptıkları iş itibariyle, toplumun ihtiyaçlarına cevap vermek ve üstlendiği görevleri etkili bir şekilde yerine getirmek esasına yönelik olarak kurulmuştur. Karar alma sürecinin basitleştirilmesi, hizmetteki kalitenin arttırılması ve zamanın daha verimli bir şekilde kullanılması modern toplumsal yaşamın bir gereği olmuştur. Çağdaş bireyler, kendilerine hizmet veren kurumların daha hızlı, daha açık ve daha az maliyetle çalışmalarını istemektedir. Internet teknolojilerinin kurumların hizmetlerini sağlamada kullanılmaya başlamasıyla birlikte kurumların işleyiş verimliliği büyük ölçüde artmıştır.
Kurumlar bu ürünlere yapacakları yatırımlarla, iş süreçlerini kontrol altında tutan, oto kontrolü sağlayan, yöneticilerin karar verme süreçlerini kolaylaştıran ve bilgiye erişmeyi hızlandıran sistemlere sahip olacaklardır. Günümüz teknolojisinin getirmiş olduğu faydalar kurumlarda uygulanmaya başlandığında kurum iş süreçlerinin hızlandığı, veri tekrarının engellendiği ve karmaşık yapıdan teknolojik yapıya geçildiği bir dönem başlayacaktır. İş gücü maliyetlerinin tasarrufundan, kırtasiye giderleri tasarrufuna, telekomünikasyon masraflarının azaltılmasından bilgiye erişim maliyetinin indirilmesine kadar bir çok noktada kazançlar elde edilecektir.
DOKÜMAN YÖNETİM SİTEMLERİ KURUMLARA NE TÜR AVANTAJLAR SAĞLAR?
Elektronik Doküman Yönetim Sistemimiz, kağıt ortamında bulunan dokümanları elektronik belge haline dönüştürmek, belgelerin tanımlanan iş akışları ile dolaşımını yönetmek, bu belgeleri doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklamak, belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşım sağlamak amacıyla geliştirilmiştir.
Doküman Yönetim Sistemi kullanıldığı kurumlarda, dokümanların oluşturulması, izlenmesi, depolanması, erişilmesi, dağıtılması gibi süreçlerde kullanılan kaynakları minimuma indirmekte ve bu konularda büyük tasarruflar sağlamaktadır.
Ürünümüz sağladığı araçlarla ve doküman şablonlarının kullanımıyla, doküman oluşturma maliyetlerini ortadan kaldırmaktadır. Tanımlı iş akışı yolları ile dokümanların zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaşımını sağlamaktadır. Dolaşım esnasında tıkanan noktalar süreç takibi ile izlenebilmektedir. Dokümanların manyetik ortamda depolanması ile, fiziksel arşivleme maliyetleri düşmekte, afet ve diğer risklere karşı dokümanların güvenliği sağlanmaktadır. Belgelere erişim esnasında yetkilere göre kolay ve yerinde ulaşım sağlanmaktadır. Çeşitli arama kriterleri ile belgelere ulaşım kolaylaşmakta ve aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişilmek isteğinde kopyalanma maliyeti oluşmamaktadır. Dokümanların dağıtım ve dolaşımındaki onay mekanizmaları tanımlanabilmekte ve çoklu dağıtımlarda belge kopyalanmasının önüne geçilmektedir. Böylece hem kırtasiye gideri ortadan kalkmakta hem de insan gücü maliyeti minimuma inmektedir.
Elektronik Doküman Yönetimi teknolojisinden önce, aranılan bilgilere veritabanlarındaki kısıtlı veriler üzerinden sorgulama yapılarak ulaşılmaya çalışılıyordu. Günümüzde Doküman Yönetim Sistemlerinin yaygınlaşması ile birlikte, istenilen veriye ulaşabilmek için, dokümanların içeriğindeki tüm bilgilere göre sorgulama yapılabilmekte, bu da daha kısa sürede bilgiye ulaşılmasını mümkün kılmaktadır. Böylece bilginin erişilmesi için harcanan zamanın, bilginin değerlendirilmesi için kullanılması sağlanmaktadır.
Elektronik İmzanın içinde bulunduğumuz yıl içerisinde resmi olarak yürürlüğe girmesi ve kullanılmaya başlaması ile birlikte kurumların işlemlerini manyetik ortamda yapmalarının yasal olarak önü açılmıştır. Yazışma ve doküman paylaşımı işlemlerinin manyetik ortamda resmi olarak yapılabilmesi, dijital arşiv ve kağıtsız ofisin kurumlarda yapılandırılması, Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri ve Elektronik İmza kullanımını günümüz şartlarında vazgeçilmez bir ihtiyaç haline getirmiştir.
Doküman Yönetim Sistemi ve Elektronik imza ile sadece kurum içinde değil kurumlar arasındaki yazışmaların da manyetik ortamda yapılması mümkün olmuştur. Bu yazışmalarda güvenli Elektronik İmza kullanılarak belgelerin değişmezliği ve inkar edilemezliği sağlanmaktadır. Gizli belgeler için güvenli şifreleme metotları kullanılarak alıcı ve gönderici arasındaki veri güvenliği sağlanabilmektedir.
Tüm bu gelişmeler ele alındığında Doküman Yönetimi kullanan kurumların, kırtasiye, haberleşme, insan kaynağı vb. giderlerden büyük tasarruflar elde ettiği görülmektedir. Aynı zamanda işlerin aksamadan ve kesintiye uğramadan yürütülmesi de kurumların prestijine önemli katkılar sağlamaktadır.
KURUMLAR DOKÜMAN YÖNETİMİ YATIRIMLARINI YAPARKEN NELERE DİKKAT ETMELİLER?
Kurumlardaki bütün işleyiş ve süreçler dokümanlarla işlemektedir. Bu sebeple Doküman Yönetim Sistemleri bir kurumda tüm çalışanlar tarafından kullanılması gereken bir uygulamadır. Bu tür uygulamalarda doğru karar vermek kurum açısından büyük faydalar sağlayacağı gibi yanlış kararlar da aynı oranda karmaşaya yol açabilmektedir.
Tercihi belirlemede en önemli kriter firma kriteridir. Burada önemli olan ürün sağlayıcı firmanın bu konudaki deneyim, tecrübe ve güvenilirliğidir. Firma, sağladığı ürünün geliştirilmesinden, kurulumuna, eğitiminden, güncellenmesine kadar gereken tüm destekleri sağlayacak güvenilirlikte ve kapasitede olmalıdır. Sağladığı üründe bu konuda önem taşımaktadır. Ürünün denenmiş ve uygulanmış ürün olması ve yaşanmış tecrübelerle şekillendirilmesi gerekmektedir. Günümüzde sürekli değişen uygulama ve yönetmelik farklılıklarına adapte olabilmek için ürün sağlayıcı firmanın, ürüne gerekli olan Ar-Ge yatırımı ve personel desteğini sağlaması ürünün kalitesini artıran diğer bir faktördür.